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15 décembre 2008 1 15 /12 /décembre /2008 13:06
Nous avons étudié ici les techniques pour avoir la bonne attitude au téléphone .
A présent vous devez préparer votre discours car on ne téléphone pas à une entreprise voire à son futur employeur comme à un camarade.

1. Renseignez-vous sur le nom de la personne à contacter.
Si besoin est, téléphonez une 1ère fois à l'entreprise pour obtenir le prénom, le nom et le numéro de téléphone direct du responsable.

2. Préparez sur papier ce que vous allez dire (listez les points à aborder ou les arguments lors de l'entretien) en imaginant 2/3 situations :


- 1ère situation :
La secrétaire très sympathique vous répond et vous met  en communication avec le responsable.

* Formule de politesse (ex : Bonjour Madame)
* Vérification de la société ou de l'identité de l'interlocuteur (ex : Je suis bien en relation avec l'entreprise Y ? / Monsieur Durand ?) si la personne au bout de fil ne donne pas d'indication
* Se présenter (prénom nom)
* Demander la personne en la nommant (je souhaiterais parler à Monsieur Paul Durand s'il vous plaît)
* Si on vous le demande, préciser l'objet de votre appel
* Remercier la secrétaire
* formule de politesse avec le responsable en le nommant (ex : bonjour Monsieur)
* Se représenter (Je suis prénom nom)
* Indiquer l'objet de son appel
* Conclure en fin d'appel
* A la fin de votre conversation, le remercier de vous avoir accordé du temps


- 2ème situation :
La secrétaire fait un filtrage ou le responsable est absent.

* Formule de politesse (ex : Bonjour Madame)
*
Vérification de la société ou de l'identité de l'interlocuteur (ex : Je suis bien en relation avec l'entreprise Y ? / Monsieur Durand ?) si la personne au bout de fil ne donne pas d'indication
* Se présenter (prénom nom)
* Demander la personne en la nommant (je souhaiterais parler à Monsieur Paul Durand s'il vous plaît)
* Demander à laisser un message avec vos coordonnées complètes (prénom, nom, numéro de téléphone) et l'objet de votre appel.
* Indiquer que vous reprendrez contact
* Demander quand (date et heure) vous pouvez rappeler sans le déranger.
* Formule de politesse (ex : Je vous remercie pour votre accueil)
* Attendre pour raccrocher que l'interlocuteur ait pris congé


Dans tous les cas de figure, même si vous téléphonez pour la énième fois, restez courtois et poli.
Prenez soin de "ménager" la secrétaire, étant un interface direct avec la personne que vous souhaitez joindre.
N'hésitez pas à lui demander son nom pour la valoriser.


NB : L'objet de votre appel doit être clair, précis et concis.





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Published by La formatrice - dans Communication

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